Leasing a podatek – jak wliczyć leasing w koszty prowadzenia działalności

W nowoczesnym leasingu można zgłosić decyzję odnośnie sposobu zakończenia umowy niewiele przed końcem jej trwania. W naszym artykule przypomnimy, czym jest leasing z punktu widzenia prawnego, jakie są opłaty podczas zawiązywania i trwania umowy oraz omówimy kwestie podatkowe, podsumowując co można odliczyć i w jaki sposób, by zmniejszyć koszty prowadzenia działalności.

Leasing samochodowy pod kątem prawnym

Czym jest leasing zgodnie z polskim prawem? Zgodnie z ustawą z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 1991 Nr 90 poz.350) artykułu 23a pkt.1, podmiot finansujący czyli leasingodawca oddaje korzystającemu czyli leasingobiorcy środki trwałe lub wartości prawne i niematerialne do odpłatnego używania (lub odpłatnego używania i pobierania pożytków) zgodnie z ustalonymi warunkami. Leasing może obejmować także grunty i prawo wieczyste do ich użytkowania. Oznacza to, że przedmiot zawartej umowy leasingowej taki jak samochód przez cały okres trwania umowy pozostaje własnością leasingodawcy, a leasingobiorca może z niego korzystać pod warunkiem uiszczania rat miesięcznych. Zgodnie z Art. 23b wspomnianej wyżej ustawy, opłaty wnoszone przez leasingobiorcę stanowią koszt uzyskania przychodów, stanowiąc jednocześnie przychód dla podmiotu finansującego. Jeśli chcesz zaliczyć opłaty związane z leasingiem samochodu do kosztów prowadzenia działalności, muszą zostać spełnione dwa warunki:

1. Umowa leasingowa musi być zawarta na okres stanowiący przynajmniej 40% normatywnego okresu amortyzacji zgodnie z Art. 23b, ust. 1 pkt 1. W odniesieniu do samochodów osobowych, normatywny czas amortyzacji trwa przez 5 lat, dlatego aby móc zaliczyć raty w koszty prowadzenia działalności gospodarczej, należy podpisać umowę na minimum 2 lata, co zwykle jest czasem minimalnym wymaganym przez leasingodawcę.
   
   
2. Suma opłat leasingowych po odliczeniu podatku od usług i towarów musi być przynajmniej równorzędna wartości początkowej auta (zgodnie z Art. 23b, ust. 1 pkt 3).

Wymienione warunki dotyczą wszystkich rzeczy ruchomych, które podlegają amortyzacji, w tym środków trwałych takich jak samochody.

Jakie opłaty należy uiścić zgodnie z umową leasingową?

Rozliczenie leasingobiorcy i leasingodawcy dzieli się na trzy główne części:

1. Opłata wstępna – leasingobiorca wpłacą ją w momencie podpisania umowy – w leasingu nowoczesnym, jak i klasycznym może wynosić od 0%. Jej wysokość ma wpływ na wysokość rat miesięcznych oraz wysokość odliczenia od kosztów uzyskania.
   
   
2. Raty miesięczne leasingowe – przez cały okres trwania umowy, leasingobiorca jest zobowiązany wpłacać co miesiąc ustalone raty powiększone o podatek VAT. W leasingu klasycznym są obliczane na podstawie całkowitej wartości pojazdu, a w nowoczesnym na prognozowanym spadku wartości pojazdu w czasie trwania umowy.
   
   
3. Wartość końcowa pojazdu – część jego całkowitej wartości, która nie została pokryta przez leasingobiorcę z pomocą rat miesięcznych i czynszu inicjalnego. Nie każda umowa leasingowa wymaga spłacania wartość końcowej pojazdu – jest to zależne od tego, w jaki sposób zostanie zakończona. Klient ma możliwość zrezygnowania z wykupu pojazdu za cenę ustaloną już w momencie zawiązywania umowy – wówczas ostatnia opłata dla leasingodawcy to ostatnia rata miesięczna.

Odliczenia w leasingu – raty miesięczne

Raty miesięczne mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w prowadzonej działalności, jeśli umowa leasingowa zostanie zwarta na odpowiedni okres czasu i kwotę. W przypadku tej formy finansowania, kosztem jest całkowita kwota każdej raty leasingowej czyli wraz z podatkiem VAT. Oznacza to, że przedsiębiorca może zaliczyć wszystkie koszty spłacane każdego miesiąca.

Wyjątkiem są jednak pojazdy osobowe używane zarówno służbowo, jak i prywatnie, podlegające ograniczeniom w odliczeniu VAT – można odliczyć tylko 50%, które jest kosztem uzyskania przychodu. Dodatkowo można odliczyć pojazd o wartości maksymalnej 150 000 zł jeśli chodzi o koszty uzyskania przychodu – co ciekawe w przypadku modelu elektrycznego możliwe jest odliczenie do 225 000 zł. Kwota ta dotyczy jednak całości wydatków czyli obejmuje raty comiesięczne oraz czynsz inicjalny.

Inaczej wygląda kwestia u osób nie będących płatnikami podatku VAT. Płatnicy VAT korzystający z pojazdu wyłącznie służbowo mogą odliczyć 150 000 zł netto, ci korzystający z pojazdu służbowo i prywatnie tylko 124 528 zł netto, a jeśli przedsiębiorca nie jest płatnikiem VAT, limitem odliczenia pojazdu jest kwota 150 000 brutto, a więc 121 951 zł netto.

Jak odliczyć od kosztów prowadzenia firmy droższe pojazdy? Należy zastosować zasadę proporcjonalności, którą stosuje do każdej kolejnej raty leasingu spłacanej zgodnie z umową. Jeśli przedsiębiorca weźmie w leasing pojazd dwukrotnie droższy niż przewiduje limit ustalony w 2019 roku, to w koszty może zaliczyć tylko połowę każdej kolejnej raty. Co ciekawe, ograniczenie 150 000 zł (lub 225 000 zł) dotyczy tylko tej części opłaty, która stanowi spłatę wartości pojazdu osobowego. Oznacza to, że odsetki nie są objęte limitem i można je odliczyć w 100%, nawet po przekroczeniu limitu.

Odliczenia w leasingu – opłata wstępna

W nowoczesnym leasingu każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do uiszczenia opłaty wstępnej określanej także jako czynsz inicjalny. Może jednak wynosić ona 0% wartości całkowitej pojazdu. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na taką opcję, nie będzie musiał inwestować własnych środków, jednak jednocześnie opłata wstępna nie będzie miała żadnego wpływu na firmowe kwestie podatkowe.

Zgodnie z art. 23f Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zaliczenie opłaty wstępnej w umowie leasingowej wiąże się z kilkoma ważnymi kwestiami:

• Przedsiębiorca, który dokonuje samodzielnie odpisów amortyzacyjnych nie ma prawa uznania opłaty wstępnej za koszty, nawet jeśli takie są ustalenia z leasingodawcą. Może ją uznać tylko leasingobiorca zawierający umowę, zgodnie z którą to leasingodawca zajmuje się kwestią amortyzacji. Wtedy przedsiębiorca ma prawo bez przeszkód zaliczyć całą wniesioną opłatę wstępną w koszty działalności, pamiętając o wspomnianych już wcześniej limitach kwotowych.
• Jeśli przedsiębiorca korzysta z leasingu operacyjnego, który jest traktowany jako usługa z 23% VAT, spłata jest rozłożona na raty miesięczne i spłacana sukcesywnie, zatem korzyści dla przedsiębiorcy są równomiernie rozłożone na cały okres umowy. W przypadku leasingu finansowego, cała kwota podatku musi zostać uiszczona już na początku okresu umowy z góry, dlatego w firmowych rozliczeniach uwzględnia się ją tylko jeden raz.

Odliczenia w leasingu – nie zapominajmy o kosztach eksploatacji pojazdu

Każdy leasingobiorca ma prawo odliczenia wszystkich wydatków poniesionych na eksploatację pojazdu, takich jak konieczne serwisowanie, naprawy, części oraz koszty zakupu paliwa. Został jednak wprowadzony limit kosztów wynoszący 75% na wydatki eksploatacyjne, które pomimo tego pozwolą na optymalizacje podatkowe.

Odliczenia w leasingu – wartość końcowa pojazdu lub innego przedmiotu

W przypadku umowy leasingowej, w której leasingobiorca zdecyduje się zwrócić pojazd do dealera, nie przekłada się to w żaden sposób na optymalizacje podatkowe. O tym czasie jest natomiast możliwe wzięcie w leasing kolejnego pojazdu i wliczenie w koszty prowadzenia działalności wcześniej omawianej opłaty wstępnej i rat miesięcznych.

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na wykup samochodu po wygaśnięciu umowy leasingowej, staje się właścicielem pojazdu po spłaceniu wartości końcowej. W tym przypadku zgodnie z art. 23c Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztem uzyskania przychodu będzie rzeczywista wartość netto. Jest ona ustalana na dzień zakończenia umowy – często wartość końcowa jest podawana już podczas zawiązywania umowy.

VAT a leasing

Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, przedsiębiorca może odliczyć 100% kwoty podatku VAT od wszystkich rat leasingowych lub jednorazowo, w zależności od rodzaju wziętego leasingu. Tak jak pisaliśmy wcześniej, jeśli pojazd jest używany także na gruncie prywatnym, maksymalnie można odliczyć 50%. Jak zatem odliczyć podatek VAT? Należy dopełnić kilku czynności:

Zgłosić firmowy pojazd w urzędzie skarbowym na formularzu VAT-26,

• Sporządzić regulamin korzystania z auta w przedsiębiorstwie,
• Prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu,
• Wykluczyć pojazd z używania do celów prywatnych.

Chcesz wziąć pojazd w leasing i móc odliczyć go od kosztów prowadzenia działalności? Skorzystaj z kalkulatora leasingu na stronie https://kalkulator.vwfs.pl/, by sprawdzić wysokość czynszu inicjalnego oraz rat miesięcznych dla wybranego przez ciebie pojazdu, okresu trwania umowy oraz deklarowanego rocznego limitu przebiegu.